Importer respondenter og baggrundsoplysninger

Import af respondenter gør det muligt at importere flere respondenter og deres baggrundsoplysninger i SurveyXact på samme tid.

Hvordan importerer man respondenter?

For at kunne importere respondenter skal du bruge to ting – et baggrundsskema og en respondentliste (en Excel-fil) med dine respondenter.

Baggrundsskemaet styrer, hvilke informationer man kan importere på sine respondenter. Hvis fx respondentens alder skal være med i undersøgelsen og importeres på forhånd, så skal der oprettes et spørgsmål i baggrundsskemaet med alder. Baggrundsskemaet skal indeholde de spørgsmål, der importeres i din Excel-fil 1 til 1. Baggrundsskemaets spørgsmål angives som strukturbeskrivelse på fanen Import af respondenter under Dataindsamling.

Respondentlisten indeholder respondenternes oplysninger. Den kan kun indeholde oplysninger, der er oprettet spørgsmål til i dit baggrundsskema. Derfor skal respondentlistens kolonner stemme 100% overens med strukturbeskrivelsen, der findes på fanen Import af respondenter. Hvis baggrundsskemaet og strukturbeskrivelsen ikke stemmer overens, vil data ikke blive inkluderet eller importen vil fejle. Respondentlisten kan kun importeres, hvis den er gemt i formatet CSV (Semikolonsepareret) i Excel.

Strukturbeskrivelsen

Strukturbeskrivelsen består af fire kolonner, der følger strukturen i dit baggrundskema. Nedenfor kan du se betydningen af kolonnerne i baggrundsskemaet og respondentlisten.

1. kolonne angiver et tal. I baggrundsskemaet refererer tallet til spørgsmålsrækkefølgen i baggrundsskemaet. I respondentlisten indikerer tallet, hvilken kolonne der henvises til i din Excel-fil.

2. kolonne angiver navn. I baggrundsskemaet refererer navnet til variabelnavnet. I respondentlisten angiver navnet, hvad kolonneoverskriften skal være i din Excel-fil. Navnet skal skrives 1 til 1, som strukturbeskrivelsen beskriver.

3. kolonne angiver type af variabel, der er tale om. I baggrundsskemaet refererer typen til, hvilken spørgsmålstype der er oprettet i baggrundsskemaet. I respondentlisten refererer typen til, hvilken information der kan uploades på respondenten (åben eller single-choice).

Åben kan indeholde tekst og/eller tal. Denne type er som regel et tekst- eller talfelt i baggrundsskemaet.

Single-choice indikerer, at respondenten tilhører en bestemt kategori i et spørgsmål. Derfor skal værdien for kategorien skrives og altså ikke selve navnet.

4. kolonne angiver beskrivelse for variablen. I baggrundsskemaet refererer det til spørgsmålsteksten fra baggrundsskemaet. I respondentlisten refererer det til typen af input, der skal være i respondentlisten.

Forskellige input-typer

Tekst angiver, at man kan skrive frit i kolonnen. Tal angiver, at der kun kan skrives tal i kolonnen.

Når variablen er af typen single-choice, skal inputtet være værdien, som kategorien tilhører. Fx som nedenstående eksempel:

Sådan importerer du respondenter

1. Gå til fanen Dataindsamling

2. Klik på Opret og vælg Importer

3. Tilpas din Excel-fil med strukturbeskrivelsen som beskrevet ovenfor. Det er vigtigt, Excel-filen gemmes som CSV (Semikolonsepareret)

4. Tryk på Vælg fil og vælg din tilpassede fil

5. Tryk på Importer

Hvis du får fejlmeddelelser ved importen, betyder det, at du enten mangler noget information i din respondentliste, eller at du har data, som SurveyXact ikke genkender. Du skal derfor tilpasse din respondentliste, så den stemmer overens med strukturbeskrivelsen.